Vrijwilligersbeleid

1  Inleiding

1.1    Aanleiding 

Binnen onze vereniging worden diverse activiteiten verricht. Uiteraard zijn dit hoofdzakelijk korfbalactiviteiten, maar daarnaast maken we ook graag tijd voor andere leuke activiteiten voor onze leden zoals het jaarlijks terugkerende kamp, sinterklaasmiddag, carnavalsavond enz.

De Senioren 1, Midweek en de oudere jeugdleden leveren hun bijdrage voornamelijk aan de begeleiding van de leden tijdens het korfballen, maar we kunnen de hulp van de ouders van onze jeugdleden ook goed gebruiken. Niet alleen voor het kunnen organiseren van de diverse activiteiten, maar ook om de vereniging financieel gezond te houden.

Wij willen in dit vrijwilligersbeleid beginnen met de doelstellingen die wij als vereniging voorop stellen en aan de hand waarvan verschillende activiteiten en taken uitgevoerd moeten worden. Hierbij zijn we dan ook zeer afhankelijk van alle vrijwilligers binnen de club.

Zonder de vrijwilligers kan s.v. NAS niet bestaan.

Welke taken en activiteiten verricht dienen te worden binnen de vereniging is in dit vrijwilligersbeleid beschreven. Dit moet meer inzicht geven in wat er van onze leden en de ouders van onze jeugdleden verwacht wordt gedurende het korfbalseizoen.

1.2    Doelstellingen van Korfbalvereniging s.v. NAS

1. Het, voor elke leeftijdscategorie, aanbieden van korfbal als breedtesport,
2. Het, voor alle leden,  organiseren van diverse (sportieve en) gezellige activiteiten op korfbal- en ander gebied
3. Het behouden van een wedstrijdteam met een minimaal wedstrijdniveau bij de senioren.

Om bovenstaande doelstellingen te kunnen bereiken zijn we afhankelijk van onze vrijwilligers. Iedereen heeft wel een doelstelling die hem/haar het meest aanspreekt en waarvan we hopen dat zij ook iets willen betekenen.
Om een goed vrijwilligersbeleid neer te kunnen zetten willen we de volgende punten bereiken:
•     het waarborgen van de uitvoering van taken die noodzakelijk zijn om vereniging te laten draaien;
•     het werven en behouden van vrijwilligers;
•     het bevorderen van een eerlijke taakverdeling tussen (ouders van) leden;

1.3    Organisatie

In het beleidsplan staat de organisatiestructuur beschreven met in de hoofdlijnen het bestuur, de verschillende commissies en de taken van deze bestuursleden/commissies.
Daarnaast zijn er nog tal van taken/activiteiten waar vrijwilligers voor nodig zijn. Elk jaar wordt er een activiteitenlijst samen gesteld waarin deze taken/activiteiten beschreven zijn en iedereen in kan vullen waar zijn/haar voorkeur naar uitgaat.

2   Activiteiten en taken

2.1   Uitgangspunten
Onderstaand wordt uiteengezet welke uitgangspunten we als vereniging hanteren bij de uitvoering van sportieve en recreatieve activiteiten en acties ten behoeve van de clubkas.
Hierbij staat centraal dat onze vereniging voor en door onze leden kan blijven bestaan. We verwachten van al onze leden (en hun ouders) betrokkenheid bij de uitvoering van de activiteiten, zodanig dat de belasting gelijkmatig is verdeeld over alle leden.

1. Alle leden zijn verplicht minstens 1 actie t.b.v. de clubkas uit te voeren (collecte Fonds Gehandicaptensport)
2. We zouden het zeer op prijs stellen wanneer de senioren en junioren onze jeugd begeleiden bij trainingen en wedstrijden.
3. We zouden het zeer op prijs stellen wanneer leden een cursus volgen. We denken dan bijv. aan een scheidsrechters- of trainersopleiding/cursus.
4. We zouden het zeer op prijs stellen hulp te ontvangen, m.b.t. ondersteunende taken bij: activiteiten, kamp en kantinediensten. (leden en of hun ouders)

We hebben er voor gekozen om de activiteiten en taken waar we vrijwilligers voor nodig hebben in verschillende categorieën te verdelen. Iedere categorie heeft zijn eigen uitgangspunten.

•     De verplichte taken zijn op alle leden van toepassing
•     Korfbaltechnische taken
•     Organisatorische verenigingstaken
•     Ondersteunende taken
•     Acties t.b.v. de clubkas

Deze verschillende categorieën van activiteiten en taken worden in de volgende paragrafen beschreven.

2.1  Verplichte taken
Er zijn een aantal taken die gedaan worden door de ouders. De meeste hiervan zijn taken die te maken hebben met de wedstrijden/trainingen van de leden.

1. Wassen van de wedstrijdtenues. Dit wordt bij toerbeurt gedaan door de (ouders van de) kinderen uit het team.
2. Rijden van en naar trainingen en wedstrijden. Per team wordt een rijschema gemaakt voor de wedstrijden voor zowel het binnen als het buitenseizoen.
3. Zaalwacht jeugdwedstrijden. Bij elke thuiswedstrijd zijn zaalwachten nodig. In de rijschema’s wordt ook aangegeven wie er voor die wedstrijd zaalwacht moet zijn.
4. Poetsen van de kleedlokalen. In de twee buitencompetities wordt een poetsschema gemaakt, waarbij alle senioren en recreanten leden bij toerbeurt ingedeeld worden om wekelijks de kleedlokalen en kantine van onze accommodatie schoon te maken.
5. Bar/kantine dienst. In de twee buitencompetities wordt een bar/kantinedienstschema gemaakt. In principe is deze taak op vrijwillige basis in te vullen. Echter, wanneer er in het schema gaten vallen kunnen ouders van leden worden ingedeeld.

In bijlage 2 vindt u de toelichting per taak.

2.2  Korfbaltechnische taken
De kerntaken binnen de vereniging zijn de korfbaltechnische taken. Hieronder valt:
•     het minimaal 1x per week trainen van een jeugd-, senioren- en/of midweekteam
•     het minimaal 1x per week coachen van een jeugd-, senioren- en/of midweekteam
•     het fluiten van de wedstrijden voor de jeugd, senioren en/of midweek

Het aantal wedstrijden dat gefloten moet worden, is gelijk aan het aantal thuiswedstrijden van alle teams van s.v. NAS. Bij het toebedelen van het fluiten van deze wedstrijden wordt door de KNKV onderscheid gemaakt tussen drie categorieën van scheidsrechters:
1.   de KNKV-scheidsrechter is een onafhankelijke scheidsrechter en fluit in de categorie wedstrijdkorfbal
2.   de verenigingsscheidsrechter is van de eigen vereniging en fluit de thuiswedstrijden in de categorie breedtekorfbal. Er worden aparte scheidsrechterdiploma’s afgegeven voor senioren en
A-jeugd voor BCD-jeugd en voor EF-jeugd,
3.   Daarnaast worden de zogenaamde ontmoetingen gespeeld door recreanten en welpen die gefloten kan worden door iemand zonder dat hij/zij een scheidsrechterdiploma nodig heeft.

Onze voorkeur heeft wel dat ook deze wedstrijden gefloten worden door iemand met een diploma.

De wedstrijden worden verdeeld over de beschikbare scheidsrechters.

2.3  Organisatorische verenigingstaken
Onder de organisatorische verenigingstaken vallen de taken die logischerwijs de organisatie van de vereniging omvatten. Hieronder valt het bestuur en de verschillende commissies die we in het leven hebben geroepen om alle activiteiten die we onze leden bieden uit te kunnen voeren.

Binnen het bestuur neemt iemand zitting als:
– Voorzitter
– Secretaris
– Penningmeester
– Bestuurslid activiteiten
– Bestuurslid sponsoring
– Wedstrijdsecretaris

De vereniging is vervolgens opgebouwd uit verschillende commissies die vallen onder één van de vijf hoofdtaken:

– Technische Commissie
– Sponsorcommissie
– Activiteitencommissie
– Website/nieuwsbrief
– Kangaroedag

Zie bijlage 2: Organogram en organisatiestructuur

2.4  Ondersteunende taken

Tot de ondersteunende taken behoren alle activiteiten waarvoor geen korfbaltechnische kennis en ervaring benodigd is, en waarvoor veel mensen nodig zijn om deze activiteiten tot uitvoering te kunnen brengen. Denk hierbij aan de volgende activiteiten:

•     Helpen tijdens diverse activiteiten (bijv. bingomiddag)
•     Helpen tijdens kamp
•     Kantinediensten

2.5  Acties t.b.v. de clubkas
Naast al deze activiteiten die vooral gericht zijn op het sportieve en recreatieve bezig zijn van onze leden, moeten we er ook voor zorgen dat alles betaald kan worden zonder dat de contributie veel te hoog wordt. Dit doen we als vereniging op verschillende manieren. Uiteraard via verschillende subsidieregelingen die er geboden worden, een sponsorcommissie maar ook diverse geldinzamelacties. Denk hierbij aan:

•     Collectie Fonds Gehandicaptensport

2.6 Aangeven van vrijwilligerstaak
De voorkeuren voor bepaalde functies/activiteiten/acties kunnen aangegeven wordt middels de activiteitenlijst. Een voorbeeld hiervan is te vinden in bijlage 3.

Om een beter beeld te krijgen van wat er allemaal gebeurd binnen de vereniging s.v. NAS willen we verwijzen naar bijlage 4: Taakomschrijvingen

Voor een overzicht van de taken per bestuurslid en per commissie/actie/activiteit verwijzen we naar

bijlage 5:  Wie doet wat

Bijlage 1 Toelichting verplichte taken

Wassen kleding
Ieder team is er verantwoordelijk voor dat na iedere wedstrijd de tas met hun tenues (shirts, rokken) gewassen worden. In de meeste gevallen komt dit er op neer dat de speelsters op toerbeurt de tas met kleding mee naar huis nemen en dat ouders de kleding wassen. In een enkel geval zorgt één ouder er voor dat de kleding wekelijks wordt gewassen. Dit bespreken de ouders van het team onderling.

Rijden van en naar zaaltrainingen en wedstrijden
Aan het begin van de competitie ontvangt iedereen een wedstrijd- en trainingsschema. Per wedstrijd staan de namen van drie leden genoemd die een groepje speelsters naar de betreffende wedstrijd  brengt. Indien het niet mogelijk is om op de ingedeelde tijd te rijden, zorgt de ouder en/of speelster er zelf voor dat hij of zij ruilt met een andere speelster.

Zaalwacht jeugd
Naast het rijden voor de wedstrijden, zijn ouders – met ingang van seizoen 2013-2014 – per toerbeurt zaalwacht. Hiervoor zal tijdig een schema bekend worden gemaakt. Indien men betreffende datum niet kan ,graag onderling ruilen. Dit geldt alleen voor de thuiswedstrijden van de jeugd die in de zaal gespeeld worden. Wat er precies van de zaalwacht verwacht wordt, wordt door de leidsters uitgelegd. Alle benodigdheden zijn te vinden in de zaal in een grote EHBO-koffer waarin ook een map te vinden is met extra toelichting over wat precies de bedoeling is.

Poetsen
Alleen voor de senioren  en de recreanten geldt de verplichting om gedurende de buitencompetitie de kleedlokalen van s.v. NAS te poetsen. Er wordt een schema gemaakt waarop drie leden per keer genoemd staan om te poetsen. Dit schema wordt aan het begin van de 1e en 2^e  helft van de buitencompetitie gecommuniceerd. Indien het niet mogelijk is om op de ingedeelde datum te poetsen, zorgt de  speelster er zelf voor dat zij ruilt met een andere speelster.

Bar/kantine dienst
Bij thuiswedstrijden gedurende de buitencompetitie is de bar/kantine geopend. Het is de bedoeling dat de diensten rondom de wedstrijden van uw kind worden ingevuld door 2 ouders van het desbetreffende team waarin uw kind in speelt. Op de ALV van 17 april 2014 is besloten dat bar/kantinediensten op toerbeurt worden gedraaid. In principe is het draaien van deze dienst op vrijwillige basis maar wanneer er gaten in het schema vallen kunnen ouders van leden worden ingedeeld. Hiervoor zal tijdig een schema bekend worden gemaakt. Indien men betreffende datum niet kan, graag onderling ruilen.

Bijlage 2 Organogram en organisatiestructuur

Bezetting Bestuur – 2012

Voorzitter: Richard Vink
Secretaris: Berrie Huijbregts
Penningmeester: Willy Hutting
Wedstrijdsecretaris : Anita van den Berg
Bestuurslid Sponsoring: Willy Swartjes
Bestuurslid Activiteiten en Ondersteuning: Lizanne Böhmer

Algemene taken
Bezoeken van jubilea, kampioenschappen vereniging, activiteiten

Hoofdtaken
– Verenigingsbeleid
– Technisch beleid
– Sponsorbeleid
– Activiteitenprogramma
– Accommodatie – ondersteuning/huishoudelijk
– Website/nieuwsbrief
– Financieel beleid

Bijlage 3 Activiteitenlijst

activiteitenlijst Korfbalvereniging s.v. NAS

Senioren 1 en de recreanten
Geef in onderstaande lijst in de kolom ‘Speelster’ de activiteiten aan die je al doet en die je nog extra wil doen, waarvoor we je gedurende het jaar kunnen benaderen om te helpen.

Jeugdleden
Geef in onderstaande lijst in de kolommen ‘Moeder’ en ‘Vader’ per gezin minstens 2 activiteiten in totaal aan, waarvoor we je gedurende het jaar kunnen benaderen om te helpen. Ook de activiteit(en) die je al verricht graag aangeven. Deze tellen ook mee voor het totaal.

De oudere jeugdleden kunnen in de kolom ‘Speelster’ aangeven voor welke activiteit we je kunnen benaderen.

Bijlage 4 Taakomschrijvingen

Bestuurstaken

Het bestuur (algemeen);
– Vertegenwoordigd de rechtspersoon,
– Zorgt voor een taakverdeling van het bestuur welke is samengevat in een organogram,
– Zorgt voor een bezetting van ondersteunende commissies en de uitvoering van de taken,
– Heeft regelmatig overleg met de Stichting aangaande het beheer en onderhoud van de accommodatie,
– Legt, minimaal 1 maal per jaar, verantwoording af in de ledenvergadering over het door haar gevoerde bestuur en beleid.

Het bestuurslid “voorzitter”;
– Leidt de vereniging en is eerste aanspreekpunt en contactpersoon van de vereniging,
– Leidt de bestuurs- en ledenvergaderingen,
– Onderhoudt contacten met externen,
– Is verantwoordelijk voor het verenigings- en vrijwilligersbeleid binnen de geldende Statuten en het daarvan afgeleide Huishoudelijk Reglement.

Het bestuurslid “secretaris”;
– Verzorgt in overleg de agenda voor bestuurs- en ledenvergaderingen,
– Notuleert de bestuurs- en ledenvergaderingen inclusief de actielijst en zorgt voor distributie,
– Verzorgt en beheert de inkomende- en uitgaande- correspondentie inclusief de officiële stukken (hypotheek-, contract-, oprichtings-stukken, statuten, vergunningen en het Huishoudelijk Reglement),
– Verzorgt de completering van het jaarverslag,
– Verzorgt de postdistributie,
– Is verantwoordelijk voor de lediging van de kledingcontainer,
– Is verantwoordelijk voor de vorm en inhoud van de website,
– Is verantwoordelijk voor het project Schoolkorfbal,
– Is verantwoordelijk voor de collecte en de contacten met het Fonds Gehandicaptensport.

Het bestuurslid “penningmeester”;
– Beheert de rekening en de kas,
– Beheert en voert de transacties m.b.t. de inkomsten en uitgaven uit,
– Verzorgt de periodieke financiële verantwoording zoals een jaarrekening en een balans,
– Verzorgt de financiële administratie en laat deze minimaal 1 maal per jaar controleren door de kascommissie,
– Stelt in overleg een begroting op en legt deze voor aan het bestuur en de ALV,
– Bewaakt de begroting,
– Int, in overleg, na afspraak of aanvraag: contributies, recettes, donaties, sponsorgelden, subsidies,
– Verzorgt de opgave en afdracht m.b.t. belastingen,
– Is contactpersoon met de Stichting.

Het bestuurslid “Activiteiten en Ondersteuning”;
– Beheert de kas van de kantine,
– Verzorgt de inkoop van consumptie- en schoonmaakartikelen,
– Verzorgt de administratie van de in- en verkoop,
– Verzorgt het rooster voor de kantinediensten en de schoonmaak,
– Coördineert de uitvoering v.w.b. de activiteiten,
– Coördineert de Kangoeroeklup,
– Coördineert de barcommissie,
– Verzorgt het (deel activiteiten en ondersteuning) jaarverslag.

Het bestuurslid “wedstrijdsecretaris”;
– Is verantwoordelijk voor de technische zaken, (onderhoudt contacten met de teams, trainers (trainingsprogramma), leiders/aanvoerders)
– Is verantwoordelijk voor de arbitrage en verenigingsbegeleiding, (scheidsrechters)
– Verzorgt de ledenadministratie inclusief speelpasjes en bondsafdracht,
– Verzorgt de inschrijving en teamopgave voor de competitie en toernooien
– Verzorgt i.s.m. het KNKV het competitieschema (wedstrijdprogramma),
– Verzorgt de administratie en afhandeling van de wedstrijdformulieren,
– Onderhoudt contacten met de collega-verenigingen wanneer het gaat om competitiezaken,
– Verzorgt de persberichten / wedstrijdverslagen aangaande het competitieverloop,
– Is verantwoordelijk voor het uitkomen van de Nieuwsbrief,
– Is verantwoordelijk voor de actualisatie van een clubflyer en infoboekje,
– Verzorgt de zaalhuur,
– Verzorgt het (competitie) jaarverslag.

Het bestuurslid “sponsoring”;
– Verzorgt de sponsormap,
– Verzorgt het sponsorbeleid en voert deze uit,
– Werft en onderhoudt contacten met sponsors en donateurs, (o.a. informatieverstrekking, belangenbehartiging en afspraken),
– Stelt sponsorcontracten op en legt afspraken t.a.v. sponsoring vast.

Commissies

Taken Technische Commissie:
Doel: bepalen en uitvoeren van het technisch beleid van de vereniging
– Opstellen technisch beleid,
– Opleidingsplan trainers / coaches / speelsters,
– Begeleiding trainers / coaches / speelsters over technische zaken (korfbaltrainingen),
– Indeling teams en trainingstijden,
– Talentontwikkeling; contact met geselecteerde speelsters + ouders en bond,
– Aanspreekpunt ouders over korfbaltechnische zaken en ‘problemen’ met leidsters/trainsters,
– Werving nieuwe leden icm activiteitencommissie,
– Behandelen post over korfbaltechnische zaken,
– Bijwonen van bonds- en regiovergaderingen over technische zaken,
– Contact houden met de overige Commissies binnen Technische Zaken.

Taken Activiteiten Commissie:
Doel: organiseren van leuke activiteiten rondom de wedstrijden en de trainingen
– Maken van de jaarplanning met activiteiten voor de leden,
– Werven van vrijwilligers voor de diverse activiteiten,
– Verantwoordelijk voor de bekendmaking van de diverse activiteiten.

Taken Kampcommissie:
Doel: organiseren van een meerdaagse ontspanningsactiviteit voor de jeugd
– Het regelen van een kamplocatie en -programma,
– Het regelen van vrijwilligers en vervoersmiddelen,
– Regelen van de boodschappen,
– Contact onderhouden met aanspreekpunt vanuit bestuur,
– Verantwoording voor beschikbaar budget,
– Verantwoordelijk voor contact met ouders van de jeugdleden.

Taken Sponsorcommissie:
Doel: mede zorg dragen voor een financieel gezonde vereniging
– Bepalen en uitvoeren sponsorbeleid van de vereniging,
– Zorg dragen voor de opzet, uitvoering en afhandeling van het sponsorplan,
– Zorg dragen voor de contacten met de sponsors,
– Zorg dragen voor de rekeningen naar de sponsors toe.

Taken Beheer website:
Doel: zorg dragen voor een up to date website
– Nieuwtjes plaatsen op de voorpagina,
– Bijhouden van het prikbord,
– Wekelijks plaatsen van de wedstrijdverslagen,
– Plaatsen van de trainingstijden 2x per jaar,
– Plaatsen van de wedstrijdschema’s 3x per jaar.

Commissie accomodatie
– Inkoop consumpties: Zorg dragen voor voldoende consumptieproducten (kantinevoorraad) tijdens buitenwedstrijden en vergaderingen,
– Beheer poetsmiddelen: Zorg dragen voor voldoende poetsmiddelen en sleutelbeheer accommodatie en het maken van het poetsschema,
– Doen van boodschappen voor diverse activiteiten (kamp, toernooien, enz.).

Bijlage 5  Wie doet wat

Omdat we willen voorkomen dat de druk op verschillende vrijwilligers te hoog wordt en we nog meer betrokkenheid willen creëren, zijn we op zoek naar nog meer hulp. Als bestuur zijn we bezig met een vrijwilligersbeleid, waarin we naar alle leden en hun ouders duidelijkheid willen geven en aan willen geven wat de verwachtingen zijn ten aanzien van het invullen van de vele vrijwilligerstaken. Formeel zal dit beleid ter sprake komen in de ALV van april 2014. En dat klinkt nog ver weg maar dat wil niet zeggen dat jullie nu zouden moeten (kunnen) wachten met het invullen van taken. Stel je zelf bij voorbeeld eens de vraag: “Wat zou er gebeuren wanneer nu enkele vrijwilligers (die al jarenlang vele uren vrije tijd in de club stoppen) eens wat minder gaan doen?”

Enkele voorbeelden: In het buitenseizoen kunnen we natuurlijk optimaal gebruik maken van onze mooie accommodatie en kantine om de bezoekers te kunnen voorzien van een heerlijke cappuccino, kop koffie, een tosti, noem maar op, maar natuurlijk ook het zorgen voor wat te drinken tijdens de rust van de wedstrijden. Hiervoor zijn natuurlijk steeds opnieuw mensen nodig die een handje helpen achter de bar. Noodzakelijk, maar tegelijkertijd ook erg gezellig om te doen, met volop gelegenheid om iedereen even te spreken. Altijd in tweetallen, zodat ook de nieuwe(re) ouders op een rustige manier kennis kunnen maken met het fenomeen ‘kantinediensten’. Een ander voorbeeld is dat met ingang van het komende zaalseizoen het verplicht is om een zaalwacht te hebben bij het korfballen. De taak van deze zaalwacht is voornamelijk het zorgen dat de palen klaar staan, het scorebord bijhouden en het aanspreekpunt zijn voor de gasten. Vaak zorgde Anita hiervoor of de coach / leider van het desbetreffende team, dan wel de scheidsrechter. Er was nooit een “formele” zaalwacht ……maar dat moet dus wel en ook dit zal een vanzelfsprekendheid worden, waarbij ouders per toerbeurt een rol in gaan spelen.